برج آزادی به منظور تسهیل روند برگزاری برنامه‌های فرهنگی هنری (موسیقی، همایش و نمایش) اقدام به راه‌اندازی سیستم رزرو آن‌لاین سالن‌های مجموعه کرده است. در گام اول خواهشمند است آیین‌نامه را مطالعه کنید.
- چنانچه برنامه‌گزار در زمان اجرای برنامه در مجموعه تالارها دارای تبلیغات شرکت حامی (استند، بروشور معرفی کالا و خدمات) باشد، 20% مبلغ قرارداد شرکت حامی به مبلغ قرارداد منعقده با بنیاد رودکی افزوده می‌شود. (لازم به ذکر است قرارداد منعقده مابین برنامه‌گزار و شرکت حامی باید به روئت بنیاد رودکی برسد).
- چنانچه برنامه‌گزار نیازمند خدمات ویژه‌ای از قبیل نیروهای راهنما، نیروهای خدمات، پذیرایی، گل‌آرایی، LED باشد باید قبل از عقد قرارداد اعلام نیاز کرده تا با هماهنگی واحد پشتیبانی و معاونت برنامه‌ریزی از طریق مراکز موردتایید صورت پذیرد.
- پرداخت مبلغ قرارداد و ارائه چک یا فیش واریزی 15 روز قبل از اجرا ی برنامه به حساب بنیاد رودکی الزامی است.
- برنامه‌گزار مکلف است یک هفته قبل از اجرای برنامه جهت انجام فعالیت‌های مربوط به اجرای برنامه شامل دکور، صحنه و…. در جلسه هماهنگی شرکت کند.
- تحویل لیست عوامل اجرایی و اعضاء گروه به مسئول سالن و لیست خبر نگار، عکاس، فیلمبردار و… به روابط‌عمومی قبل از زمان اجرای برنامه، جهت هماهنگی با حراست لازم‌الاجرا است.
- درج لوگو برج آزادی و بنیاد رودکی در کلیه اقلام تبلیغاتی الزامی است.
- درج اسامی همکاران برج آزادی در بروشورهای برنامه‌گزار الزامی است.
- طرح پوسترو برشور تبلیغاتی باید قبل از چاپ به تایید روابط عمومی برسد .
- برنامه‌گزار در صورت نیاز به فیلمبرداری حرفه‌ای، تبلیغات رسانه‌ای و نشست خبری مکلف است با روابط عمومی هماهنگی کند.
- ساخت هرگونه دکور در فضای مجموعه ممنوع و مقدور نیست.
- به دلیل حفظ حرمت میهمانان و مخاطبان برنامه‌ها در قبل و بعد از اجرا، رعایت تحویل و تخلیه سالن‌ها در ساعت مقرر شده لازم الاجرا است.
- رعایت حجاب و شئونات اسلامی و اخلاقی توسط عوامل و اعضاء گروه در مجموعه الزامی بوده و در صورت عدم رعایت، طبق قوانین اقدام خواهد شد.
- مسئولیت حفظ و نگهداری وسایل و اموال شخصی اعضاء گروه در زمان حضور در مجموعه بر عهده گروه است.
- ورود و خروج اموال و دکور و … در ساعات اداری میسر بوده و باید جهت خروج اقلام لیست تهیه(برگه خروج) و به امضاء مدیر اجرائی برسد.
- خروج دکور و سایر لوازم ظرف مدت 24 ساعت پس از پایان اجرا الزامی بوده، لذا مجموعه هیچگونه مسئولیتی در قبال حفظ و نگهداری از آن‌ها برعهده ندارد .
- در قبال محتوایی برنامه تهیه و ضبط شده، بنیاد فرهنگی هنری رودکی هیچگونه مسئولیتی نخواهند داشت و اخذ هر گونه مجوز و اجرا تماما به عهده برنامه‌گزار خواهد بود.
- برنامه گزار موظف است لیست دقیق اعضای گروه را 48 ساعت قبل از شروع برنامه به مجموعه ارائه نماید، بدیهی است، تردد اعضای گروه جهت حضور در مرکز صرفا طبق لیست ارائه شده توسط حراست مجموعه امکان پذیر خواهد بود و در دیگر بخش‌ها که از موضوع قرارداد خارج بوده، اکیدا ممنوع است.
- اجرای برنامه های ملی و مناسبتی در محل موضوع قرارداد که با حضور مقامات (وزرا، روسای سه قوه و مسئولین عالی رتبه کشوری)که بهره‌برداری از فضای موضوع قرارداد مقدور نخواهد بود، با هماهنگی طرفین، تاریخ دیگری را به تشخیص و مصلحت طرف اول، جایگزین زمان لغو شده تعیین می‌نماید.
